Mit welchen Kosten man bei einer Neueinstellung rechnen muss, ist oft unklar. Doch aufgepasst: Das liegt nicht nur daran, dass Recruiter sich üblicherweise nicht in die Karten schauen lassen möchten!
Wir wollen aus der Sicht eines RPO Recruitment Process Outsourcing Partners mit dieser Analyse Transparenz schaffen.
Selbst Personaler in Unternehmen können (oder wollen) häufig keine konkreten Angaben dazu machen, was die Besetzung einer Stelle, eine Kampagne oder das Gesamtrecruitment im Unternehmen kostet.
Wenn diese Daten nicht akribisch erarbeitet werden, basieren alle weiteren Aufwandsannahmen auf Schätzungen. Das ist eine denkbar schlechte Voraussetzung, um Fortschritte und Verbesserungen, die Wirksamkeit des Gesamtrecruitments oder auch nur einzelner Aktionen oder Tools zu messen.
Es kommt darauf an, ...
... was alles dazugezählt und welcher Aufwand außen vor gelassen wird. Häufig unberücksichtigt bleiben die eingesetzten Arbeitszeiten, um alle Prozesse zu bedienen. Diese reichen von der Bedarfsfeststellung, der Formulierung der Anforderung bis zur Einstellung der Kandidaten. Dazwischen gibt es z.B. noch Stellenanzeigen, die layoutet, abgestimmt und verbreitet werden müssen, Anrufe von Bewerbern, die wissen wollen, ob die Stellen noch offen sind, die Sichtung und Bewertung der Unterlagen, Interviews, Auswahl und vieles mehr.
Eine objektive Analyse bedarf vorab einer Definition der Parameter
Alle nachstehend aufgeführte Positionen erfordern Zeiteinsatz ausgebildeter Fachleute und/oder Mittel der jeweiligen Fachgebiete (HR, IT, Marketing, ...). Das ist unabhängig davon, ob interne (Angestellte) oder externe Fachkräfte (Headhunter, RPO-Partner, ...) ihre Arbeitszeit erbringen.
Kosten- und qualitätsrelevante Aufwände, ...
... die in der nachfolgenen Aufstellung zu 100% berücksichtigt und entsprechend berechnet wurden.
- Betrieb, Anpassung (Customizing) eines Bewerbungsmanagementsystems mit 24/7 Zugriff für Bewerber, Entscheider, Bearbeiter
- Multiple Bewerbungsmethoden via E-Mail, Formularbewerbung, Bewerbung per Social Media, Postkartenbewerbung, ...
- Schutz des Unternehmens vor Computerviren, die in Bewerbungs-E-Mails eingebettet sind
- Abbildung / Nachweis sämtlicher Anforderungen gem. §28 EU-DSGVO
- Definition von Besetzungsprojekten in einem Bewerbungsmanagementsystem und Rechtevergabe
- Formulierung und Design von Stellenanzeigen
- Verbreitung der Stellenanzeigen auf On- und Offlinemärkten incl. Schaltungskosten, auch "Premium"-Stellenbörsen
- Annahme der Bewerbungen, Eingangsbestätigung innerhalb von 24 Std.
- Standardisierung der Bewerbung nach Kundenvorgabe (ein einzelnes PDF, alt. spezifische Angaben)
- Betrieb einer Bewerber-Hotline
- Laufende Kommunikation mit Bewerbern wie Annahmebescheide, Rückfragen, Zwischenbescheide, Einladungen, Absagen
- Koordination / Moderation der am Projekt beteiligten, innerbetrieblichen Entscheider
- ActiveSourcing - Maßnahmen zur Eskalation
- Ggf. Koordination / Einbindung dritter Dienstleister für ACs, Grafiker, Texter, Interviewer
- Projektbegleitende Beratung und ggf. Eskalationen
- Anpassung des Systems und Wartung
- Auslagen, Koordination der Reisekosten der Bewerber
- Umfassendes Reporting / Erarbeitung zahlreicher KPIs
Nicht betrachtet werden in dieser Analyse
- Kosten der Interviewer im Unternehmen (Zeitaufwand der Angestellten der auftraggebenden Unternehmen),
- interner zeitlicher Aufwand für z.B. Betriebsrundgänge mit Bewerbern
- zeitlicher und ggf. monetärer Aufwand für Vertragserarbeitung,
weil sich diese Positionen unserer Kenntnis entziehen.
Recruitingkosten nach Berufsgruppen
Nachfolgende Kosten sind reale Durchschnittswerte hunderter Besetzungen durch FEL GmbH als RPO Partner seiner Mandanten im gesamten Bundesgebiet bis ins Jahr 2020. Dazu zählen internationale Konzerne mit einigen tausend Mitarbeitern, öffentliche Auftraggeber aber auch Kleinbetriebe mit einzelnen Einstellungen p.a..
Um die Aussagefähigkeit weiter zu steigern, teilen wir die Recruitingkosten den Bewerbungen bestimmten Berufsgruppen zu. Das hilft, um z.B. festzustellen, ob die durchnittlichen Kosten zur Besetzung einer Führungskraft oder eines Ingenieurs voneinander abweichen, und wenn, in welchem Maße.
| 1 | Top-Management | € 3.182,50 |
| 2 | Ingenieure | € 2.854,02 |
| 3 | Fachkräfte und Techniker | € 2.597,22 |
| 4 | IT-Fachkräfte inkl. Berater | € 2.513,62 |
| 5 | Führungskräfte und Katalogberufe | € 2.255,02 |
| 6 | Angestellte (Kaufm., Sonstige) | € 2.096,60 |
Anmerkung: Bei einem höheren Einstellungsaufkommen (>100 MA p.a.) reduzieren sich die Kosten je Einstellung in den Einzelbereichen z.T. erheblich.
Das Ergebnis mag eine Überraschung sein. Ein erster Anhaltspunkt für ein Benchmarking ist es auf jeden Fall.
Unser Tipp lautet daher: Führen Sie einen Vergleich Ihrer Werte mit den vorstehenden Werten durch.
Benchmarking im Recruitment
Man nehme alle kosten- und qualitätsrelevante Aufwände für Recruitment des eigenen Unternehmens, ermittle die Anzahl der besetzten Stellen, teile sie den Berufsgruppen zu und multipliziere sie mit den Vergleichswerten.
Beispiel "Kostenreport und KPI im Recruitment"
Anhand eines Realbeispiels wird in dieser Aufstellung ersichtlich, wie professionell und tagesaktuell die Kosten und KPIs für das Recruiting verfolgt werden können. Der mit MS PowerBI aufgestellte Bericht wird vom RPO Dienstleister erstellt. Er ist die Grundlage der HR-Abteilung für ihr Handeln und für das Reporting gegenüber ihrem Unternehmensmanagement. Perioden übergreifend und in beliebiger Zusammenstellung werden Maßnahmen, KPIs und Kosten gelistet und ausgewertet. Sie schaffen damit die Basis für Prognosen und Budgetplanungen.
Bei diesem Beispiel handelt es sich um einen MS PowerBI - Echtzeitbericht, der tagesaktuell den Stand in jedem einzelnen Besetzungsprojekt (Rolle, Stelle) spiegelt. Die Daten fließen per Schnittstelle (API) aus der dem Bewerbungsmanagementsystem und aus der Finanzbuchhaltung ein.
Analyse
Diese Auswertung ist eine wichtige Grundlage, um das Recruitment zu optimieren. Zu untersuchen wären z.B. die Positionen mit hohen Bewerberzahlen (>50). Hier interessiert, welche Maßnahmen bei der Suche durchgeführt wurden und was diese gekostet haben.
Annahme: Wenn weniger Anzeigen geschaltet worden wären, hätten die Stellen auch mit weniger Bewerbungen gut besetzt werden können. Das hätte eine Senkung der Schaltungskosten wie auch des Personaleinsatzes zur Bearbeitung verringert.
Vorstehendes Beispiel beweist, dass die genaue Untersuchung der Kosten und Maßnahmen eine Basis zur ständigen Optimierung des Recruitments sein kann, zur Implementierung eines kontinierlichen Verbesserungsprozesseses (KVP) im Recruitment.
Wenn Sie weitere Informationen zu Kosten im Recruitment, insbesondere für Ihre Branche und Ihre Unternehmensgröße wünschen, zögern Sie nicht, kontaktieren Sie uns. Wir liefern Ihnen immer transparente Informationen aus erster Hand!
